Apostille oder konsularische Legalisation: was Ihre Dokumente für Russland brauchen
Welche ausländischen Dokumente in Russland eine Apostille brauchen, welche eine konsularische Legalisation, welche keines von beiden, wo man sie erhält und warum auch die Apostille übersetzt wird.
Eine ausländische öffentliche Urkunde — Geburtsurkunde, Führungszeugnis, Diplom — kann man einer russischen Behörde nicht einfach vorlegen. Zuerst muss ihre Echtheit im Ausstellungsstaat bestätigt werden. Je nach Staat geschieht das mit einer Apostille, über eine konsularische Legalisation oder gar nicht.
Die Apostille
Die Apostille ist eine Standardbestätigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Russland ist Vertragsstaat, ebenso die meisten europäischen Staaten, die USA, das Vereinigte Königreich, Australien, große Teile Lateinamerikas und viele asiatische Staaten. Einige sind erst kürzlich beigetreten, etwa China und Kanada.
Das Wichtigste:
- sie wird nur im Ausstellungsstaat des Dokuments erteilt — nie in Russland und nie von einem russischen Konsulat;
- jeder Staat bestimmt seine Behörden: Außenministerium, Gericht, Justiz- oder Bildungsministerium, Landesbehörde;
- sie kann ein Stempel auf dem Dokument, ein angehefteter Bogen oder in manchen Staaten eine elektronische Apostille mit QR-Code sein;
- trägt das Dokument eine Apostille, ist für Russland keine weitere Bestätigung nötig.
Ob Ihr Staat Vertragsstaat ist und welche Behörde dort Apostillen erteilt, steht in der Statustabelle auf der Website der Haager Konferenz (HCCH).
Die konsularische Legalisation
Ist der Ausstellungsstaat kein Vertragsstaat, durchläuft das Dokument eine Kette von Bestätigungen: meist die zuständige Behörde des Staates, dessen Außenministerium und dann die russische Botschaft oder das russische Konsulat dort. Die genaue Kette hängt vom Staat ab — fragen Sie vorab beim russischen Konsulat.
Dokumente ohne Beglaubigung
Russland hat mit einer Reihe von Staaten Rechtshilfeabkommen, darunter die GUS-Staaten nach der Minsker Konvention von 1993, nach denen öffentliche Urkunden ohne Apostille und ohne Legalisation anerkannt werden. Eine Übersetzung bleibt trotzdem nötig.
Die Übersetzung kommt zuletzt
Die Reihenfolge zählt:
- Dokument beschaffen;
- Apostille oder Legalisation im Ausstellungsstaat einholen;
- danach das Dokument in Russland übersetzen lassen.
Die Apostille ist Teil des Dokuments, und russische Behörden erwarten sie auch in der Übersetzung. Eine vor der Apostille angefertigte Übersetzung muss neu gemacht werden. Beglaubigte Übersetzungen ins Russische werden in Russland angefertigt, von einem Übersetzer, dessen Unterschrift ein russischer Notar beglaubigt.
Häufige Fehler
- Apostille von der falschen Behörde — etwa die eines US-Bundesstaats auf einem FBI-Dokument;
- Apostille auf einer Kopie statt auf dem Original, wo der Staat das nicht zulässt;
- Dokument übersetzt, Apostille nicht;
- elektronische Apostille ohne ihre Prüfseite ausgedruckt.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Anforderungen ändern sich; prüfen Sie die aktuelle Liste vor der Einreichung bei Ihrer Migrationsbehörde.