Casier judiciaire du FBI pour la Russie : apostille et traduction
Comment faire accepter en Russie un FBI Identity History Summary pour un titre de séjour, un permis de travail ou un mariage : commande, apostille fédérale, traduction russe notariée et délais.
Les services russes des migrations demandent à la plupart des citoyens américains un certificat de casier judiciaire lorsqu'ils sollicitent un permis de séjour temporaire (RVP), un permis de résidence (VNJ) ou, dans certains cas, un permis de travail. Pour un Américain, le document qui convient est le FBI Identity History Summary, souvent appelé « FBI background check ». Un certificat de la police d'un État ne suffit généralement pas : il ne couvre qu'un seul État.
Avant d'être accepté par un agent russe, le certificat passe par trois étapes :
- vous le commandez auprès du FBI ;
- le Département d'État des États-Unis appose une apostille ;
- le certificat et l'apostille sont traduits en russe, et la traduction est certifiée par un notaire russe.
Si une étape manque, le dossier est renvoyé. Voici ce que chacune implique et où l'on perd le plus souvent du temps.
Étape 1. Commander le FBI Identity History Summary
Vous pouvez faire la demande vous-même auprès de la division CJIS du FBI ou passer par un intermédiaire agréé (« channeler »). Dans les deux cas, le FBI a besoin de vos empreintes digitales.
- Directement auprès du FBI. La demande se fait en ligne ; les empreintes sont envoyées sur une fiche standard (FD-1164) ou relevées dans un bureau de poste participant aux États-Unis. Le résultat arrive par voie électronique ; une copie papier peut être envoyée par courrier.
- Par un intermédiaire agréé. Des sociétés privées figurant sur le site du FBI traitent la demande pour vous, généralement plus vite, moyennant un supplément.
Si vous vivez en Russie, les empreintes peuvent être relevées dans un commissariat ou par un service privé, puis envoyées sur la fiche. Demandez que la fiche soit remplie et signée par la personne qui relève les empreintes.
Étape 2. L'apostille du Département d'État
La Russie et les États-Unis sont tous deux parties à la Convention de La Haye sur l'apostille : aucune légalisation consulaire n'est nécessaire, l'apostille suffit.
Le FBI est une agence fédérale ; ses certificats sont donc apostillés par le Département d'État des États-Unis (Office of Authentications) à Washington, et non par le Secretary of State de votre État. C'est l'erreur la plus fréquente : une apostille d'État sur un document du FBI n'est pas valable, et le notaire russe refusera de travailler avec.
La demande se fait avec le formulaire DS-4194, le certificat original et les frais. Par courrier, le traitement prend plusieurs semaines ; des sociétés de coursiers à Washington peuvent déposer la demande en personne pour vous.
Étape 3. Traduction en russe et certification notariale
En Russie, un document étranger est accepté avec une traduction notariée : un traducteur établit la version russe, un notaire russe certifie la signature du traducteur, et la traduction est reliée à une copie de l'original.
Ce qui doit être traduit :
- le certificat lui-même — chaque ligne, y compris l'en-tête, le résultat (« No arrest record » ou la liste des inscriptions), la date et les références ;
- l'apostille — elle fait partie du document, et une apostille non traduite est un motif de refus classique ;
- les tampons et sceaux présents sur les pages.
Votre nom doit être écrit exactement comme dans la traduction notariée de votre passeport, que le service des migrations a aussi. Si les graphies diffèrent, l'agent peut considérer qu'il s'agit de deux personnes. C'est pourquoi nous reprenons la graphie de votre traduction de passeport dans tous les documents que nous traduisons pour vous.
Ce dont nous avons besoin
- un scan ou une photo nette du certificat apostillé — toutes les pages, y compris celle de l'apostille ;
- une copie de la traduction de votre passeport si elle a été faite ailleurs, pour que la graphie concorde.
La traduction est prête en 1 jour ouvré, frais de notaire compris. Vous pouvez la retirer à Moscou ou la recevoir partout en Russie.
Durée de validité du certificat
Le certificat ne porte pas de date d'expiration, mais les services des migrations vérifient son âge. En règle générale, il doit être délivré au plus trois mois avant le dépôt du dossier. L'apostille et la traduction ne prolongent pas ce délai : comptez à partir de la date de délivrance par le FBI.
Comme le FBI et le Département d'État peuvent prendre ensemble plus d'un mois, commandez le certificat assez près de la date de dépôt, mais pas trop tard.
Calendrier en bref
| Étape | Qui s'en charge | Délai habituel |
|---|---|---|
| FBI Identity History Summary | FBI CJIS ou intermédiaire agréé | de quelques jours à plusieurs semaines |
| Apostille | Département d'État, Office of Authentications | plusieurs semaines par courrier |
| Traduction russe + notaire | bureau de traduction en Russie | 1 jour ouvré |
Motifs de refus fréquents
- l'apostille a été délivrée par un État et non par le Département d'État ;
- la page de l'apostille n'a pas été traduite ;
- le certificat a plus de trois mois le jour du dépôt ;
- la graphie du nom diffère de celle de la traduction du passeport ;
- seule la première page a été traduite alors que le certificat en compte plusieurs.
Réponses rapides
Puis-je apostiller le certificat du FBI en Russie ? Non. Une apostille n'est délivrée que dans le pays qui a émis le document — pour le FBI, c'est le Département d'État américain.
L'ambassade des États-Unis à Moscou peut-elle aider ? L'ambassade n'appose pas d'apostille sur les certificats du FBI. Il faut passer par l'Office of Authentications du Département d'État.
Faut-il une traduction certifiée aux États-Unis ? Non. Pour les autorités russes, la traduction doit être certifiée par un notaire russe ; elle se fait donc en Russie.
Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique. Les exigences changent ; vérifiez la liste actuelle auprès du service des migrations avant le dépôt.